SAP Business One

SAP là gì? Doanh nghiệp nào nên sử dụng SAP Business One?

SAP là một phần mềm được ứng dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Có thể nói, phần mềm này là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thành công cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vậy SAP là gì và SAP Business One là gì? Tại sao doanh nghiệp nên chọn SAP Business One? Bài viết dưới đây chúng ta cùng tìm câu trả lời cho câu hỏi này nhé.

SAP là gì? 

SAP là từ viết tắt của System Application Programming, đây là tên của một công ty cung cấp phần mềm nổi tiếng tại Đức. Phần mềm SAP còn được biết đến với một cái tên đầy đủ hơn, đó là SAP ERP (Enterprise Resource Planning). SAP được ra mắt vào năm 2006, là phần mềm lập kế hoạch kinh doanh do công ty SAP phát triển. Nó mang đến cho doanh nghiệp hàng loạt quy hoạch nguồn lực quan trọng như: quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng…

SAP Business One là gì?

SAP kinh doanh rất nhiều sản phẩm, sản phẩm liên quan đến ERP (Enterprise Resource Planning) thì có SAP Hana và SAP Business One. Trong đó, SAP Business One được nhiều người biết đến vì nó là một giải pháp quản lý toàn diện, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. SAP Business One còn có tên gọi khác đó là SAP B1.

SAP B1 tích hợp tất cả thông tin quan trọng của doanh nghiệp của bạn từ các chức năng kinh doanh cốt lõi gồm: Tài chính, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, mua hàng, sản xuất, quản lý hàng tồn kho… Các thông tin sẽ được lưu trữ trong cùng một cơ sở dữ liệu với hệ thống bảo mật cao. Nhờ vậy mà nó giúp doanh nghiệp truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Tại sao nên chọn SAP B1?

Nếu bạn là một doanh nghiệp mới hoạt động hoặc hoạt động với quy mô vừa và nhỏ thì SAP B1 là một sự lựa chọn hoàn hảo. Ngoài ra, SAP B1 còn có những ưu điểm như:

• Tiết kiệm được đáng kể lượng thời gian và chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Giảm chi phí quản lý kinh doanh từ tài chính, mua hàng, hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng đến quản lý dự án, hoạt động nhân sự….
• Cung cấp thông tin khi cần thiết, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
• Đồng bộ dữ liệu giúp hạn chế tối đa sai sót, tránh nhập dữ liệu nhiều lần.
• SAP Business One có tốc độ xử lý nhanh theo thời gian thực, giao diện thân thiện ngay cả với những người không chuyên về công nghệ thông tin.

Lợi ích của SAP Business One

SAP Business One là một sản phẩm quản lý tài chính và kế toán nổi tiếng. Đây cũng là một phần mềm cung cấp giải pháp lý tưởng cho các công ty đang tìm cách mở rộng và phát triển quy mô.

Kế toán

Giúp kiểm soát tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả

SAP Business One cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh để giúp quản lý và hợp lý hóa hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nó sẽ tự động hóa các công việc kế toán hàng ngày như: ghi chép các nghiệp vụ tài chính phát sinh, hỗ trợ tính thuế và cho phép các giao dịch đa tiền tệ.

• Kế toán: Tự động xử lý tất cả các quy trình kế toán quan trọng, chẳng hạn như ghi sổ nhật ký, các khoản phải thu và các khoản phải trả.
• Kiểm soát: Quản lý chính xác dòng tiền, theo dõi tài sản cố định, kiểm soát ngân sách và theo dõi chi phí dự án.
• Tinh giản: Quản lý tài sản cố định và chức năng của tài sản cố định ảo sẽ giúp bạn thoát khỏi việc nhập dữ liệu bằng cách thủ công, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán.
• Đối chiếu ngân hàng: Xử lý nhanh chóng các đối chiếu, bảng sao kê ngân hàng và thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau bao gồm séc, tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng.
• Báo cáo và phân tích tài chính: Tạo báo cáo tiêu chuẩn hoặc báo cáo tùy chỉnh từ dữ liệu thời gian thực để lập kế hoạch kinh doanh và đánh giá kiểm toán.

Quản lý bán hàng và mối quan hệ khách hàng

Tạo cơ sở để khách hàng trung thành với doanh nghiệp

Có được khách hàng mới là điều quan trọng để thành công, nhưng tạo dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng cũng quan trọng không kém. SAP Business One cung cấp các công cụ để giúp bạn quản lý hiệu quả toàn bộ quy trình bán hàng và vòng đời của khách hàng – từ giai đoạn liên hệ ban đầu đến lần bán hàng cuối cùng, dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng.

• Bán hàng và quản lý cơ hội: Theo dõi hiệu quả các cơ hội và hoạt động từ lần tiếp xúc ban đầu cho đến khi kết thúc giao dịch.
• Quản lý chiến dịch tiếp thị: Tạo dựng, quản lý và phân tích các hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng của khách hàng ở một nơi duy nhất. Đồng bộ hóa và quản lý danh bạ khách hàng được lưu trữ trong Microsoft Outlook.
• Quản lý dịch vụ: Quản lý hợp đồng bảo hành và dịch vụ hiệu quả, thiết lập và phản hồi các cuộc gọi dịch vụ nhanh chóng.
• Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo chi tiết về tất cả các khía cạnh của quy trình bán hàng, bao gồm dự báo và theo dõi quy trình.

Xây dựng nhóm bán hàng: Quản lý công việc bán hàng luôn bận rộn của bạn với ứng dụng bán hàng dành cho di động – SAP Business One.

Mua hàng & Hàng tồn kho

Tối ưu hóa việc mua hàng của doanh nghiệp để tăng lợi nhuận

Mọi doanh nghiệp nhỏ cần một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý quá trình mua sắm, từ việc yêu cầu báo giá của nhà cung cấp, đến việc tạo yêu cầu mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. SAP Business One giúp quản lý toàn bộ chu trình đặt hàng cho đến thanh toán, bao gồm: biên lai, hóa đơn, trả hàng và thanh toán.

• Mua sắm: Tạo yêu cầu mua hàng, điểm bán hàng và biên lai hàng hóa; đường dẫn tài liệu mua hàng tài liệu phục vụ cho mục đích kiểm toán. Ngoài ra, phần mềm còn quản lý lợi nhuận, chi phí bổ sung và các loại tiền tệ.
• Quản lý dữ liệu chủ: Xem số dư tài khoản và phân tích mua hàng, đồng thời duy trì thông tin mua hàng chi tiết với bảng giá và thông tin thuế.
• Tích hợp Kho hàng & Kế toán: Có sự đồng bộ hóa theo thời gian thực của biên lai hàng hóa và các cấp bậc tồn kho.
• Xử lý các khoản phải trả: Các hóa đơn, đơn hủy, thư báo ghi có với tham chiếu đơn đặt hàng, lập kế hoạch về các yêu cầu hàng hóa của doanh nghiệp, từ đó lên lịch mua hàng sao cho phù hợp.
• Báo cáo dễ dàng hơn: Tạo báo cáo với dữ liệu thời gian thực và hiển thị chúng ở các định dạng báo cáo hoặc trang tổng quan khác nhau để người xem dễ dàng nắm bắt thông tin.

Kinh doanh thông minh

Thấu hiểu doanh nghiệp của bạn việc kinh doanh thông minh

SAP Business One cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chính xác cao. Nó bao gồm một phiên bản miễn phí và được tích hợp đầy đủ của SAP Crystal Reports® cho SAP Business One. Vì vậy bạn có thể thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo báo cáo kịp thời và chính xác dựa trên dữ liệu toàn công ty.

• Tạo báo cáo & Tùy chỉnh: Truy cập dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo báo cáo mới và tùy chỉnh các báo cáo hiện có theo nhiều bố cục khác nhau với chi phí tối ưu.
• Phân tích tương tác: Sử dụng các tính năng MS Excel tiêu chuẩn để tạo báo cáo và bạn có thể đánh giá doanh nghiệp của mình từ các góc độ mới.
• Làm nổi bật báo cáo của bạn: Với hình ảnh nổi bật bằng cách tích hợp SAP Lumira cho SAP Business One.

Kế hoạch sản xuất

Kiểm soát và phân phối hàng tồn kho minh bạch

SAP Business One cung cấp thông tin chính xác về các lô hàng đến và đi, hàng tồn kho và vị trí mặt hàng. Bạn có thể đánh giá hàng tồn kho bằng phương pháp định mức, bình quân di động, FIFFO (nhập trước xuất trước), theo dõi mức tồn kho và theo dõi chuyển khoản trong thời gian thực. Bạn có thể chạy cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực và kiểm tra tính khả dụng cũng như quản lý giá tiêu chuẩn và giá đặc biệt. Bạn cũng có thể áp dụng các mức chiết khấu theo các tiêu chuẩn như: độ lớn đơn hàng, trả bằng tiền mặt, loại khách hàng và chạy các báo cáo thể hiện những vấn đề liên quan đến đơn hàng đó.

• Quản lý Kho & Hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho bằng cách sử dụng các mô hình chi phí khác nhau, duy trì dữ liệu tổng thể của mặt hàng và sử dụng nhiều đơn vị đo lường và định giá.
• Quản lý Bin Location: Quản lý hàng trong nhiều kho,= bằng cách chia mỗi kho thành nhiều khu con, thiết lập quy tắc phân bổ, tối ưu hóa việc di chuyển hàng trong kho nhằm giảm thời gian lấy hàng.
• Hóa đơn hàng hóa & Kiểm soát vấn đề: Ghi lại các biên nhận và vấn đề hàng hóa nhằm theo dõi vị trí kho và chuyển nhượng. Cho phép ký gửi, chuyển hàng và thực hiện đếm số lượng hàng tồn kho theo chu kỳ.
• Lập kế hoạch sản xuất và yêu cầu nguyên vật liệu: Tạo và duy trì các hóa đơn nguyên vật liệu (BOMs). Phát hành các đơn đặt hàng sản xuất theo cách thủ công hoặc thông qua back-flush và duy trì giá trên toàn cầu cho định mức nguyên vật liệu.
• Báo cáo hiệu quả: Tạo báo cáo với dữ liệu đúng lúc và hiển thị chúng ở nhiều định dạng hoặc trang tổng quan.

Phân tích & Báo cáo

Trao quyền cho nhân viên để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh nhanh hơn

SAP Business One trao quyền cho nhân viên của bạn để đưa ra các quyết định thông minh và nhanh hơn bằng cách nắm bắt tất cả thông tin quan trọng về bán hàng, khách hàng, hoạt động và tài chính – làm cho thông tin đó ngay lập tức có sẵn trên toàn công ty.

Bằng cách tích hợp dữ liệu này trong một hệ thống thay vì nhiều bảng tính không có tính kết nối, nó sẽ giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và các lỗi liên quan.

Cảnh báo dựa trên quy trình làm việc kích hoạt phản hồi tự động khi các sự kiện kinh doanh quan trọng xảy ra. Cho phép bạn tập trung vào các sự kiện quan trọng nhất. Giúp bạn có tầm nhìn rõ ràng về cách doanh nghiệp đang hoạt động và dựa trên những thông tin có tính xác thực cao đó để tự tin đưa ra quyết định.

Cùng với SAP Crystal Reports được tích hợp đầy đủ cho SAP Business One, cho phép bạn chọn nhiều định dạng báo cáo khác nhau, từ đó kiểm soát tốt việc truy cập vào các thông tin được hiển thị.

Bạn có thể truy cập vào các báo cáo & biểu đồ theo thời gian thực để xem chi tiết và trực quan để đưa ra quyết định chính xác hơn. Nhân viên cũng có thể giải quyết nhu cầu của khách hàng nhanh hơn. Quản lý cũng có thể theo dõi chính xác doanh thu, chi phí và dòng tiền để đánh giá hiệu suất cũng như thực hiện các hành động khắc phục nhanh chóng.

Chi phí đầu tư cho hệ thống SAP B1 có đắt không?

SAP Business One được thiết kế để phù hợp với nhu cầu và ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đó, bạn có thể yên tâm về nỗi lo vượt quá ngân sách của mình.

Chi phí của SAP Business One được tính trên cơ sở người dùng được chỉ định. Vì vậy, tổng chi phí dự án sẽ bao gồm phí cấp phép dựa trên số lượng người dùng doanh nghiệp và chi phí bảo trì và phí triển khai. Với cấu trúc mô-đun, doanh nghiệp có thể đầu tư theo nhu cầu quản lý hiện tại và nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Về dài hạn, đầu tư vào phần mềm SAP B1 là một sự lựa chọn thông minh.

Nói tóm lại, SAP Business One là một gói phần mềm ERP (Phần mềm hoạch định nguồn doanh nghiệp tích hợp). Nó là hệ thống duy nhất quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp bạn ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin chung nhất về sản phẩm SAP Business One thì hãy liên hệ với GrantThornton qua hotline: 08 3910 9100 (ở Tp HCM) hoặc 04 3850 1686 (ở Hà Nội) để được tư vấn chuyên sâu hơn nhé.