Công nghệ ERP- Xu hướng quản trị doanh nghiệp thời đại công nghệ số

Các giải pháp công nghệ ERP ứng dụng cho quản trị kinh doanh ngày càng phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng với tính sẵn sàng cho ứng dụng ở mức cao. Trong quá trình tìm hiểu, lựa chọn, doanh nghiệp của anh chị có thể tìm thấy rất nhiều giải pháp được phô diễn với rất nhiều lợi ích. Trên thực tế, bằng cách ứng dụng nhanh chóng các giải pháp công nghệ trong quản lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đạt được một số các điểm cạnh tranh mấu chốt. Tuy nhiên, việc áp dụng bất kỳ xu hướng công nghệ ERP mới vào thực tiễn sẽ có tác động nhất định và cần được xem xét một cách có hệ thống. 

Trong đa phần các trường hợp, anh chị nên xây dựng những dự án nhỏ mang tính thử nghiệm, tác động đến một nhóm đối tượng nhân viên hoặc vận hành nhất định trước khi triển khai diện rộng. Những nỗ lực này đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực, nhưng chúng cũng cung cấp sự hiểu biết chính xác về các thuận lợi và khó khăn của việc ứng dụng một giải pháp mới. Thách thức là phải có một phương pháp đã được chứng minh để đánh giá các lựa chọn, từ đó có thể ứng dụng một cách khôn ngoan nhằm mục tiêu đạt được các chỉ tiêu kinh doanh cần thiết. 

^{(*) Nguồn: Panorama ERP Report} 

Một số công nghệ ERP hàng đầu và khả năng ứng dụng như thế nào? 

Có nhiều sự lựa chọn công nghệ ERP mới, bao gồm các sản phẩm và dịch vụ. Các giải pháp đang được cải tiến thường xuyên để đơn giản hóa việc cài đặt, ứng dụng cũng như bảo trì và cải tiến liên tục. 

Dưới đây là một số tùy chọn phổ biến và có sẵn trong hầu hết các hệ thống ERP hiện đại: 

• Cho phép tự cấu hình: Các công cụ có thể cấu hình, dễ sử dụng cho PC, máy tính bảng và điện thoại cho một trải nghiệm người dùng tốt hơn cùng với tính bảo mật và quyền riêng tư cao. Anh chị có thể điều chỉnh trang tổng quan, quy trình làm việc, quy tắc kinh doanh và cảnh báo cho các quy trình kinh doanh nâng cao khác. 
• Phân tích và báo cáo trên ERP: Khả năng truy cập nhanh vào dữ liệu, báo cáo và số liệu phân tích của doanh nghiệp để có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định phù hợp hỗ trợ vận hành. Các giải pháp nâng cấp (như SAP HANA Engine trên SAP Business One), nâng cấp cơ sở dữ liệu lên tiêu chuẩn có thể chạy trực tiếp trên bộ nhớ (RAM), từ đó tăng tốc tối đa khả năng truy xuất dữ liệu, hạn chế tối thiểu việc gây nghẽn dữ liệu và hệ thống. Bộ giải pháp tích hợp sẵn này cung cấp một nguồn thông tin kinh doanh chính xác, theo thời gian thực cũng như quản lý tài liệu tích hợp để kiểm tra chi tiết trong hợp đồng, thông số kỹ thuật, đơn đặt hàng, hóa đơn và các tài liệu kinh doanh khác. Chức năng này rất quan trọng đối với một doanh nghiệp dù đang hay đã phát triển. 

• Một giải pháp phần mềm tích hợp, hoàn chỉnh: Thay vì sử dụng các gói phần mềm riêng biệt để điều hành các phòng ban, hệ thống ERP ngày nay có nhiều chức năng dành cho quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thương mại điện tử, hoạt động, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, dịch vụ, kế toán và quản lý đa quốc gia. Những tính năng cũ và hoạt động độc lập không được tích hợp trên hệ thống sẽ cản trở năng suất và tác động đến lợi nhuận. 
• Dữ liệu khách hàng / đối tác toàn công ty: Cải thiện dịch vụ khách hàng với khả năng tiếp cận vào hệ thống dữ liệu toàn công ty. Ngoài việc ghi nhận lại các giao dịch, các công nghệ mới nhất còn kiểm soát thông tin về khách hàng, Bán hàng, báo giá, định giá, cổng thông tin khách hàng, thực hiện đơn hàng, lĩnh vực dịch vụ và chi phí được tổng hợp nhằm mang lại tốc độ và chất lượng phục vụ khách hàng tốt hơn. 
• Trí tuệ nhân tạo trong ERP: Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể là một lựa chọn tuyệt vời đáp ứng nhu cầu nâng cao năng suất. Từ dữ liệu vận hành, hệ thống trí tuyệ nhân tạo cung cấp các gợi ý để tối ưu quy trình kinh doanh, rút ngắn thời gian chốt cơ hộ bán hàng, giảm chi phí và nhiều hỗ trợ khác về mặt thông tin. Các hệ thống tiên tiến có thể được xây dựng dựa trên những dữ liệu tổng hợp đó, ví dụ, tạo ra một hệ thống xử lý sự cố cho lĩnh vực dịch vụ để sử dụng khi xác định các trục trặc của thiết bị. 
• Embedded machine learning: Bằng các cải tiến đáng kinh ngạc của khoa học kỹ thuật máy tính, các hệ thống ERP lớn dần tích hợp sẵn machine learning (máy học) cho phép máy tính có thể “học hỏi” từ dữ liệu, cải thiện khả năng tự động hóa các quy trình chuẩn như tự động định nghĩa các bút toán cho các giao dịch. 
• Chức năng mở rộng: các hệ thống ERP hiện đại có thể tích hợp với các công nghệ khác để đưa ra các cảnh báo và cải thiện việc ra quyết định. Ví dụ: tích hợp Internet of Things (IoT) bao gồm gửi và nhận thông tin quan trọng từ các trang thiết bị (ví dụ: dây chuyền máy móc, cảm biến) đến hệ thống ERP tập trung. 

• Các dịch vụ đám mây cung cấp khả năng truy cập dễ dàng và bảo mật: Tất cả nhân viên đều mong muốn truy cập vào hệ thống công ty một cách dễ dàng, nhanh, an toàn và riêng tư vào các khu vực dữ liệu trên ERP mà họ được cấp phép. Dịch vụ đám mây đáp ứng nhu cầu đó trên toàn thế giới khả năngtruy cập mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị di động như điện thoại và máy tính bảng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không còn phải “đau đầu” với bài toán về nguồn lực IT để duy trì máy chủ ngày càng đắt đỏ. 

Doanh nghiệp triển khải công nghệ ERP nên tập trung các nguồn lực vào đâu? 

Hãy bắt đầu bằng cách xem xét các sáng kiến ​nhằm mục tiêu cải tiến hoạt động ​của công ty. Chúng có thể được lập kế hoạch theo bộ phận hoặc theo quy trình kinh doanh tùy thuộc vào mức độ phức tạp, thời gian, số lượng người tham gia và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp. 

^{(*) Tổng quan quy trình tư vấn chọn lựa nhà cung cấp ERP do Grant Thornton Việt Nam thực hiện} 

Ví dụ, trong đại dịch COVID-19, chuỗi cung ứng bị đứt gãy, đặc biệt là với các khách hàng và nhà cung cấp quốc tế, kho hàng nhỏ, hàng tồn kho và chi phí vận chuyển hàng hóa leo thang. Một cơ sở dữ liệu với phân tích tích hợp và AI có thể cung cấp nhanh chóng thông tin chi tiết và tự động hóa để giảm chi phí và cải thiện tốc độ hàng tồn kho. 

Dưới đây là một số tình huống thúc đẩy việc áp dụng xu hướng công nghệ ERP: 

• Các sáng kiến ​​của CEO có thể tác động đến nhiều bộ phận của công ty và tốc độ, độ chính xác, cảnh báo và số liệu phân tích của hệ thống thông tin có thể góp phần vào chúng - đặc biệt là khi thay thế các hệ thống cũ. 
• Giám đốc tài chính CFO cần các quy trình quản lý kế toán, chi phí, ngân sách, thuế và tiền mặt để chạy một cách chính xác và nhanh chóng. Ví dụ, quy trình kế toán có thể được hưởng lợi từ một cơ sở dữ liệu nhanh, duy nhất với trí thông minh nhân tạo để hợp lý hóa các bút toán giao dịch. 
• Các CIO dẫn đầu các nỗ lực công nghệ trong toàn công ty và họ được hưởng lợi từ giải pháp đám mây hóa, thiết bị di động, tích hợp, xử lý trực tiếp tren bộ nhớ (in-memory) và các khả năng khác để cải thiện năng suất và khả năng đáp ứng vận hành. 
• Bán hàng và dịch vụ bắt đầu với marketing, thương mại điện tử, định giá và bán hàng, tiếp tục thông qua việc hoàn tất đơn hàng, dịch vụ khách hàng và các công việc hỗ trợ tận nơi. Với tầm quan trọng của việc giữ chân khách hàng và vai trò của công nghệ trong nhiều ngành, các quy trình kinh doanh cốt lõi này là những ứng cử viên hàng đầu cho việc cải tiến giải pháp công nghệ trong nội bộ doanh nghiệp. 

• Các hoạt động vận hành là yếu tố ảnh hưởng cốt lõi của nhiều doanh nghiệp, bao gồm hoạt động phân phối, điều phối chuỗi cung ứng, quản lý nhà cung cấp, mua hàng và sản xuất. Một hệ thống ERP hiện đại, đa địa điểm sẽ bao gồm nhiều công nghệ mới, chẳng hạn như đám mây hóa, hỗ trợ thiết bị di động, xây dựng các báo cáo động và KPI. 

Những nguy cơ nào khi áp dụng công nghệ ERP mà anh chị nên tránh? 

Tập trung vào những tính năng “wow” của công nghệ hơn là lợi ích thực tệ. 
Nhiều ứng dụng của các giải pháp công nghệ thông tin mới nhất rất ấn tượng, nhưng chúng có thể không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Do vậy, điều quan trọng là phải kiểm tra các chi tiết, đảm bảo giải pháp thỏa mãn các tiêu chí (tối thiểu hoặc chi tiết) doanh nghiệp đề ra nhằm tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 

Dựa vào các ý định, yêu cầu tự xây dựng hơn là tham khảo các mô hình ứng dụng thành công. 
Anh chị có thể học hỏi rất nhiều điều từ các công ty khác đã thành công trong việc áp dụng những tính năng sẵn có của giải pháp. Thông qua việc trao đổi với đơn vị tư vấn, anh chị cần thảo luận thẳng thắn về lợi ích, giai đoạn, lộ trình quan trọng và nhu cầu nguồn lực của dự án dựa trên các mô hình đã triển khai thành công (best practices, leading practices). 

Cố gắng xây dựng một đội triển khai nội bộ ngay từ đầu. 
Ngoài ban điều điều hành, quản lý bộ phận và các chuyên gia nội bộ, việc xác định các đối tác tư vấn triển khai cũng rất quan trọng. Họ sẽ có kinh nghiệm thực tế về công nghệ và phần mềm, cũng như các nguồn lực được đào tạo có sẵn có cho các giải pháp anh chị đã chọn. 

Anh chị nên bắt đầu áp dụng công nghệ ERP như thế nào cho hiệu quả ? 

^{(*) Các giai đoạn chuyển đổi số - trích từ bài trình bày của Bộ Công Thương trong hội thảo chuyển đổi số quốc gia} 

Đối với việc chọn lựa các giải pháp công nghệ mới, thông thường anh chị cần lưu ý các điểm sau:  

1. Nghiên cứu các công nghệ đang được ứng dụng. Tốt nhất là bắt đầu với các đối tác đang hoạt động với anh chị, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp, hiệp hội thương mại và đôi khi là cả đối thủ cạnh tranh. Họ đang sử dụng công nghệ mới như thế nào? Họ đã thực hiện nó như thế nào? Ảnh hưởng đến hoạt động vận hành ra sao? Đây thực sự là những thông tin rất giá trị giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và ngân sách. 

1. Xem xét các mức độ cấp thiết của giải pháp. Các nỗi đau liên quan tới vận hành cần được ưu tiên cả về cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ vào quản trị thực tiễn. Ví dụ: sử dụng các dịch vụ, giải pháp được đám mây hóa và thiết bị di động có thể nhanh chóng cải thiện liên lạc giữa nhiều cơ sở và phòng ban. 

1. Đánh giá quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.Lập một danh sách toàn diện, xác định những quy trình đang gặp thách thức hiện tại đối với công ty. 

1. Kiểm tra với đội ngũ bán hàng và cung ứng dịch vụ. Anh chị nên tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ và phương thức kinh doanh mới. Ngoài ra, anh chị có thể nhìn vào cách các đối thủ cạnh tranh đang đáp ứng những yêu cầu đó như thế nào? Có tốt không? Đạt được lợi thế cạnh tranh nào? Việc đánh giá các kênh bán hàng đang thay đổi như thế nào, đặc biệt là đối với khách hàng quốc tế thường khá quan trọng do ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu chung. 

1. Thảo luận về các lựa chọn cải tiến quy trình. Làm việc với các nhà cung cấp về sản phẩm, dịch vụ, logitic, dự báo và định giá để xem những công nghệ mới này có thể cải thiện mối quan hệ, hoạt động vận hành chéo này như thế nào. 

1. Ở giai đoạn này, anh chị sẽ có một số lựa chọn để xem xét. Tất cả các giải pháp công nghệ mới này khó có thể được thực hiện cùng một lúc. Tìm kiếm các cơ hội để đổi mới, cải tiến phù hợp sẽ mang lại kết quả đáng khích lệ với mục tiêu và ưu tiên của công ty. Anh chị nên xây dựng chiến lược ứng dụng một cách có lộ trình và nâng cấp từng bước để giảm áp lực cho đội ngũ và cả ngân sách hoạt động 

1. Triển khai theo từng giai đoạn. Dù là dự án lớn hay nhỏ, một dự án chuyển đổi số, ứng dụng ERP đòi hỏi các giai đoạn triển khai phù hợp nhằm giảm rủi ro, tối ưu chi phí triển khai. Do vậy, triển khai theo từng giai đoạn là một phương pháp tuyệt với để tập trung nguồn lực, hoàn thiện từng phần của lộ trình tổng, tối ưu ngân sách và giảm áp lực lên độ ngũ vận hành. 

Việc áp dụng các xu hướng công nghệ ERP mới có đáng với nỗ lực bỏ ra không? 

Dĩ nhiên câu trả lời là CÓ, chuyển đổi số rất đáng để dành thời gian và nỗ lực để nhìn nhận các điểm tắc nghẽn trong vận hành cần được giải quyết, từ đó thực thi và giám sát, tối ưu, cải tiến bằng các giải pháp công nghệ thông tin phù hợp. Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin mới nhất có thể mang lại lợi ích về nhiều mặt - nhưng nó cần được triển khai hiệu quả về mặt chi phí để đạt được các mục tiêu kinh doanh, đặc biệt cần đánh giá về lợi ích khi triển khai diện rộng. Trong nhiều tình huống, việc ứng dụng là rất đơn giản nhưng cần đánh giá với các quy trình hoặc bộ phận khác cần ứng dụng. 

Chìa khóa để nhận ra tất cả những lợi ích của chuyển đổi số, đặc biệt là bộ giải pháp dựa trên nền tảng lõi là ERP, nằm ở việc lựa chọn Ban triển khai với những nhân tố phù hợp, cung cấp cho họ thời gian và nguồn lực để thúc đẩy dự án đến kết quả thành công cuối cùng. 

Với những chia sẻ trên về công nghệ ERP, Grant Thornton hi vọng đã giúp anh chị có thêm những thông tin về công nghệ ERP được áp dụng vào doanh nghiệp như thế nào trong thời đại 4.0. Nếu doanh nghiệp của anh chị đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát và tối ưu quy trình hoạt động của doanh nghiệp, hãy liên hệ đến bộ phận Tư vấn Giải pháp Công nghệ của Grant Thornton Việt Nam qua website hoặc hotline: 84 28 3910 9128 để được tư vấn nhé!