Một trong những giảng viên MBA cũ đã từng chia sẻ với chúng tôi rằng anh ấy chỉ cần nhìn vào các thông số tỉ lệ hoặc KPIs được trình bày trên báo cáo thường niên là anh ta có thể biết được tình hình hoạt động của công ty đó mà không cần đến trực tiếp hay nói chuyện với các nhân viên của công ty. Điều này nghe có vẻ khá hấp dẫn đúng không?
1. KPIs là gì?
Khi nói đến KPIs, nó là một tập hợp các phép đo có thể định lượng được để xác định hiệu suất của công ty (Twin, 2021).
Có một sự thật là tất cả chúng ta đều được đo lường bằng KPIs. Các quốc gia, chính phủ, công ty, nhân viên, quản lý cấp cao, sinh viên và vận động viên thể thao đều được đo lường và đánh giá bằng KPIs.
Nếu không có KPIs, chúng ta sẽ không thể biết được mình đang phấn đấu hướng tới điều gì, liệu rằng chúng ta có đang tiến bộ hay tụt hậu hay liệu rằng những hành động chúng ta đang thực hiện có đưa mình đến gần hơn hay xa hơn mục tiêu đã đặt ra.
2. Tại sao KPIs lại quan trọng?
Chúng ta biết nơi để tìm - để thu hẹp phạm vi của các vấn đề.
Chúng ta có thể theo dõi các xu hướng - thay vì chỉ tập trung vào số lượng / tỷ lệ phần trăm một ngày cụ thể mà những dữ liệu này lại mang ít ý nghĩa hơn những dữ liệu có tính chất lâu dài.
Chúng ta biết những gì cần giải quyết - với mục tiêu đã được xác định từ trước
3. Sự tương đồng: Chạy đua và kinh doanh
Tôi là người rất thích chạy bộ. Tôi đã từng không thích môn thể thao này vì tôi không biết liệu mình có đang tiến bộ hay đạt được mục tiêu hay không.
Tôi không biết liệu tốc độ chạy trung bình của mình có được cải thiện theo thời gian hay không, có chạy xa hơn mỗi tháng, hoặc nhịp chạy (bước mỗi phút) của tôi đã đạt được tối ưu hoặc nhịp tim của tôi có đang ở trong vùng dễ dàng, hiếu khí hay đã vượt qua ngưỡng an toàn hay không.
Chắc chắn, tôi có thể theo dõi chúng, viết chúng ra, nhập chúng vào Excel và sau đó vẽ biểu đồ. Chỉ là điều đó quá rắc rối và không cần thiết.
Với công nghệ, tất cả những điều trên đã được ghi lại qua đồng hồ của tôi và hiển thị trong một bảng điều khiển với những chức năng tôi mong muốn trên ứng dụng di động của mình. Theo sau đó, tôi có thể theo dõi kết quả của mình và điều chỉnh để quá trình luyện tập của mình được tốt hơn.
Do vậy, trong bối cảnh kinh doanh, những tình huống này gần như giống nhau. Nếu không có một hệ thống phù hợp, việc đưa ra KPIs sẽ rất khó khăn, tốn nhân lực cũng như thời gian.
Thay vào đó, tất cả những dữ liệu đó có thể được sử dụng để phân tích và đưa ra quyết định khi cần.
4. Ứng dụng Phần mềm giúp thiết lập và theo dõi KPI như thế nào? Trong 6 bước:
![image66np7.png]()
Thật tuyệt vời, bây giờ tôi đã có dữ liệu và KPIs. Những dữ liệu này thậm chí sẽ hữu ích hơn nếu được trình bày kịp thời để ai đó có thể hành động "đi trước thời đại". Vậy, ai là ai đó? Một lần nữa, những số liệu này phải được trình bày cho (những) người phù hợp để chúng mang lại giá trị, ý nghĩa nào đó, có đúng không? Cuối cùng, sẽ còn tuyệt vời hơn nếu hệ thống thực hiện được những tính năng nâng cao bằng cách giám sát các ngưỡng nhất định và cảnh báo tôi nếu chúng bị vượt qua hạn mức đã được thiết lập từ trước?
5. ERP đám mây
Phần mềm ERP đám mây thế hệ kế tiếp như NetSuite có bảng điều khiển được thiết kế theo vai trò khác nhau cho từng phòng ban, bộ phận với các KPIs tài chính và hoạt động đáp ứng tất cả các tiêu chí trên. Ví dụ:
- Nếu tôi là Giám đốc tài chính hoặc Kiểm soát viên tài chính, tôi sẽ quan tâm đến việc theo dõi các chỉ số của Hội đồng quản trị như tỷ lệ vốn chủ sở hữu,% lợi nhuận gộp, dòng tiền hoạt động và tỷ suất lợi nhuận trên tài sản chẳng hạn.
![imagebx767.png]()
- Nếu tôi là Trưởng phòng Kinh doanh, tôi sẽ xem xét doanh số bán hàng, khách hàng tiềm năng mới, Doanh nghiệp mới và đường dẫn ống “sale pipeline’’.
![imagedk5j.png]()
- Nếu tôi là Trưởng bộ phận kiểm kho, tôi muốn biết xu hướng tồn kho hàng tháng, đơn đặt hàng, hàng tồn kho, đơn đặt hàng mở và giá trị của đơn đặt hàng mở.
![imagekp31m.png]()
6. Tóm tắt
Nói tóm lại, ở những vai trò khác nhau trong một công ty, việc xem xét các KPIs sẽ khác nhau. Để liên tục tính toán, theo dõi và cập nhật, điều này sẽ rất khó khăn nếu được thực hiện một cách thủ công truyền thống. Nó quá rườm rà và tốn thời gian.
Tại sao phải phân bổ các nguồn lực quý giá của công ty để làm điều này khi đã có những giải pháp trên thị trường cung cấp giải pháp cho những vấn đề nêu trên một cách nguyên bản và trình bày chúng từ một nguồn duy nhất để đảm bảo những số liệu báo cáo là chính xác?
Để có thể nghiên cứu thêm về các chỉ số và cách thiết lập KPI, quý doanh nghiệp có thể tải xuống Bảng hướng dẫn kinh doanh miễn phí này để hiểu 20 KPIs mà các doanh nghiệp đang phát triển cần để theo dõi sự vận hành của công ty mình.
Nguồn: https://www.linkedin.com/pulse/what-have-business-kpis-got-do-running-plenty-kenny-hong/
